Desafio
Com o objetivo de simplificação e modernização administrativa, a Câmara Municipal de Lisboa necessitava de uma plataforma transversal, em tecnologia Web, que permitisse gerir, de forma fácil e segura, a sua documentação, assegurando a partilha rápida de documentos pelos diversas áreas da Câmara.
Solução
A Gfi implementou a sua solução própria de Gestão Documental que permitiu registar todos os documentos da empresa, produzidos internamente ou recebidos do exterior. Um solução feita à medida das necessidades da Câmara.
- Normalização de Classificação de Documentos;
- Normalização de imagem dos Documentos expedidos;
- Maior rapidez no acesso à documentação;
- Maior segurança na circulação dos documentos;
- Controlo do prazo de tratamento de documentos;
- Responsabilização dos intervenientes/colaboradores.
Resultados
Atualmente cerca de 4 mil utilizadores trabalham diariamente com a solução de Gestão Documental. Um dos principais desafios foi a resistência à mudança.
Maior controlo na gestão documental e uma flexibilidade de trabalho que proporcionou um aumento de produtividade dos seus colaboradores.